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浅议档案行政执法存在的问题
更新时间:2013-6-27

浅议档案行政执法存在的问题

  档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段,是巩固党和国家各项工作发展的基础,是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法,是为了不断提高人们的档案意识,加强档案法制建设,防止档案违法行为。档案事业建设功在当代,利在千秋。如何加强档案行政执法,使档案事业得以健康发展,这是广大档案工作者必须认真面对的课题。为此,笔者在这里就档案行政执法谈几点值得思考的问题。
   一、档案行政执法主要存在的问题
   1987年国家颁布实施《档案法》,全国各地档案行政部门开展各项执法检查活动,对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用,总体上看,档案行政执法方面取得了一定成效。但随着社会改革的不断深化发展,近年来在开展档案行政执法工作中,还存在着一些必须解决的问题。从检查情况看,档案工作还存在不少问题,主要表现在以下几个方面:
  ()不按规定归档和移交档案
  按规定,各单位当年成形的文件资料应在次年6月份归档完毕;对国家规定的应立卷归档资料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理;按照国家规定各有关单位归档整理好的档案在本单位保管满10年后,定期向本地方行政区域内的国家档案馆移交,实行集中统一管理。档案行政执法检查中发现,少部分机关、团体、企事业单位违反《档案法》的规定,应归档的档案资料不能及时整理归档,有长期不建立档案和不开展档案工作的行为。有2%的单位文件资料长期不整理归档,档案行政部门每次检查都向这几家单位发限制整改通知书,而这些单位总是应付了事;县直机关有5%的单位档案和档案工作长期处于不整理归档和无人管理的状态;不移交档案、不按规定向档案馆移交档案的市直机关单位占10%,县机关单位占20%。
  ()档案文件资料收集不齐全
  在检查中,不难看出,应归档文件资料收集不齐全,即立档单位在自己开展职能职责范围的工作中形成了的文件资料没有按规定收集齐全整理归档。这种情况的存在是普遍的,应归档的文件资料能收集95%以上进行整理归档的单位占10%;能收集到90%以上进行归档整理占30%;能收集到80%以上的占80%;有相当部分单位存在着历年积存下来应归档而零散的和领导手上掌握的文件资料收集不起来归档的现象。特别是专门档案没有收集整理归档,如声像档案、实物档案、基建图纸等。档案文件资料收集不齐全,这样发展下去,将造成地方档案馆馆藏档案资料欠缺的后果,将严重漏失应进馆的档案。
  ()档案保管条件差。安全隐患多
  一些单位、部门档案保管无专室,保管条件与三铁八防的要求相关很远,严重威胁着档案的安全;档案乱堆乱放,档案尘埃满地。虽然大部分单位有档案室,但多是与杂物混在一起,有的甚至屋顶漏雨。
  ()档案工作得不到重视、管理混乱
  一直以来,人们对档案和档案工作缺乏全面的认识,不了解档案和档案工作的功能、作用、性质、地位及内涵;有关领导和部门也对档案工作认识不足,不够重视。经检查,发现还有一些单位没有把档案工作纳入本单位年度工作计划或目标管理责任制,也没有建立档案管理各项规章制度和明确分管档案工作的领导,也没有专职或兼职档案员,谁都可以随便直接利用档案。
  ()档案人员业务素质低
  由于档案人员变换频繁,一些单位领导往往不考虑档案工作是一项业务性很强的工作,随便安排人员来应付工作,致使许多档案工作人员没有经过岗前培训,没有业务基础知识,这就使得档案工作人员素质与新时期档案工作要求很不相适应。
  ()档案事业经费投入少。不按规定列入财政预算
  少数机关、事业单位没有加强对档案工作的领导,也没有把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划。如在检查中,发现博白县档案馆已经连续好几年没有列入县财政的经费预算,办公经费都由档案馆()自己解决,档案馆建设没人关心、过问,这就严重影响了档案事业的健康发展。
   二、影响档案行政执法的主要因素
   从检查得到的结果看,档案工作所存在的问题反映了行政执法工作仍处于弱势阶段,与国家档案事业发展要求不协调。档案行政执法存在问题的原因是多方面的,既有表面上的因素,也有内在的根源。笔者认为,长期影响着档案行政执法的主要因素有以下几方面。
  ()档案和档案工作意识淡薄、档案法制观念不强。是档案工作得不到明确落实的关键因素
  长期以来,人们对档案和档案工作缺乏全面的认识。尽管档案部门积极、努力地通过媒体、板报、标语等各种形式向社会宣传了《档案法》,但大多数单位领导认为学习宣传贯彻《档案法》与本部门、本单位的职能工作无关,只是档案行政部门的事。由于有这种因素的存在,导致了许多国家工作人员对档案和档案工作一知半解或全然不知。
  ()档案人员业务水平不高。变换频繁。是影响档案工作正常开展的直接因素
  在开展的档案行政执法检查中有这样的情况,即多数机关、事业单位都是配备兼职档案员。这些兼职档案员在单位兼职事务太多,缺乏系统的业务知识培训、档案业务基础知识差、档案业务水平偏低,导致了归档不按时、所整理的档案归档质量不符合要求,严重影响了档案管理和工作正常开展。

()档案工作监督指导力度不够,执法监督机制不够完善,是影响档案业务建设和执法不力的主要因素
  从近年的几次档案行政执法检查来看,如果档案工作监督指导不力,那么档案业务建设将很难开展。尤其是对于多数单位档案业务建设中存在的问题,即使已在检查中明确指出并下发整改通知书,但由于档案行政部门人员过少,过后无人抓监督、抓落实,也就无法追究责任。这些现象的出现,反映了档案部门监督力度不够,有指导、无监督。档案行政执法监督机制不够完善,各项规章制度没有很好实施,使得在档案行政执法检查中,执法人员只能是看在眼里,明白在心里,监督整改措施不了了之,最终仍然未能督促受检单位如期整改,直接影响档案法制建设的前进步伐。
  ()档案工作得不到重视,档案工作人员干劲不足,是影响档案工作的消极因素
  档案工作是一项既要投入,而眼前经济利益又不明显的工作。这往往导致相关领导对档案工作存在着偏见,即档案工作说起来重要,做起来次要,忙起来不要。实际工作中,档案人员工作做得不少,领导就是看不见,在档案工作方面的投入,总是得不到相关领导的支持,这就大大打击了档案工作者的积极性,造成档案工作人员有消极心理,干劲不足,成为影响档案工作欠活力的因素。
   三、解决档案行政执法存在问题的办法
  在新形势下,如何进一步加强档案行政执法工作,切实解决当前档案行政执法存在的问题,确保档案事业步入法制轨道,使档案事业健康发展。笔者认为应该采取以下相应的办法。
  ()加强档案行政执法监督指导作用
  档案行政执法是否得到落实,就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统,充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用,实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系,加强监督权;要定期或不定期地对各单位、各部门档案工作情况进行检查监督,发现问题应及时提出,限期整改。这样,不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理,而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。总之,只有充分发挥好监督指导作用,才能确保档案工作的正常开展。
  ()档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化
  档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式,建立和完善档案执法制度和执法程序,保障档案执法活动科学化、规范化、制度化,还要建立法规执行情况的监督检查制度;各有关机关和部门既要相互监督,又要相互支持配合,确保档案工作有章可循、有序进行,促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。
   ()严肃档案执法。依法依规查处各种违法违规行为
  《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权,就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位,坚决贯彻实施《档案法》《档案工作条例》,做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究,维护档案法律法规的尊严。只有这样,才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题,才能促进档案事业法制化建设和健康发展。
  四)加强档案工作领导。依法依规把档案事业发展列入地方国民经济和社会发展规划
  切实加强档案工作的领导,把档案工作纳入国民经济和社会发展计划,纳入目标管理,列入领导工作议事日程,还要从思想上、行动上重视依法依规治理档案工作,切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题,确保档案工作步入正常发展轨道。
  ()加强培训。提高档案执法人员素质
  档案行政执法人员素质是决定开展档案行政执法的关键,也是影响档案行政执法程序好与环、执法监督能力高与低、行使执法职能是否充分的主观因素。因此,档案行政执法队伍的政治思想建设极为重要,这主要体现在以下方面:第一,加强执法人员的法制教育,抓好档案执法队伍的政治思想建设,谨慎选拔执法人员。第二,必须对档案执法人员进行专门培训,掌握档案法制和档案工作相关知识、办案方法,促使其能力和业务提高。第三,档案执法人员必须具有高尚的职业道德精神和开拓创新精神,并取得档案执法人员资格征。第四,档案部门要积极主动配合人大、执法部门经常性地组织档案工作业务知识培训,提高执法人员的档案工作业务水平。第五,对档案行政执法人员办案过程中玩忽职守要严肃处理、追究责任,从而督促档案执法人员恪尽职守、依法办事、尽职尽责做好本职工作。
  总而言之,档案行政执法是实现依法治档的一项耗资金、耗时间的艰巨的系统工程。为了保障档案事业的健康发展,有效维护党和国家的历史真实记录,需要我们广大档案工作者坚持将档案行政执法检查工作广泛、深入、持久地开展下去,不断地总结经验,开拓创新,全力把依法治档工作不断推向前进。

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