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浅谈基层现代化档案室的建设与管理
作者:齐红恩  更新时间:2013-6-25

浅谈基层现代化档案室的建设与管理

即时比分直播  齐红恩

 

内容摘要:随着全球化、信息化和网络化的发展计算机被广泛地应用到各个领域,在各种社会实践活动中也产生了大量的数字档案,数字档案作为信息社会发展的产物,已成为档案必不可少的重要组成部分,这是勿容置疑的。因此,我国档案管理者也应该顺应时代发展的潮流,正确积极地认识数字档案的特点,加强对数字档案管理的研究,推进我国档案管理的数字化进程。

关键词:现代化档案室;数字档案;档案管理

随着档案资源的急剧增长和现代社会对档案利用的频繁程度,传统的档案利用方式和方法已越来越难以适应现代社会利用的需要和档案信息现代化的需要。因此,作为储存并提供利用的档案工作,特别是档案管理工作的现代化,其重要性日益显现出来。而相比于地市级甚至省部级、国家级档案馆来说,为数众多的县区级以下基层档案室(馆)的建设管理工作显得尤为薄弱和重要,因为相对于那些大档案馆来说,他们既缺少足够的经费,也缺少专业的档案管理人才队伍。如何搞好基层档案室的建设管理工作是一个相当大的难题,但是搞好这一点却相当重要,因为相对于信息通畅、手段多样、经济发达的大城市来说,基层民众对档案利用的需要尤为迫切和不便,这也在相当大程度上制约着我们的社会发展和建设。而在信息化越来越发达的今天,充分利用信息化优势,利用四通八达的网络,建设现代化档案(馆)室无疑是解决这一问题的重要手段。而这里所说的现代化档案(馆)室,就是指用现代的信息技术建成的包括数字档案管理和数字化传播应用系统。所谓数字档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录;而数字化传播应用系统则包括我们的数字管理软件和网络媒体。数字档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同,这给档案管理带来了一次革命性的挑战,档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好数字档案的管理工作。

一、现代化档案室的建设

在档案(馆)室的建设方面,必要的场地、设备这些硬件如何建设在这里我就不再赘述,相信这些问题大多数地方都能解决。在这里我要谈的是如何建设好档案(馆)室的核心也就是档案。传统档案(馆)室担负着信息采集、存储、传播及管理的重任,而现代档案(馆)室也同样要完成这些任务,只不过各项任务的内容、采取的手段及服务方式发生了变化。在现代化档案(馆)室中,档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程,也是核心,而传统的档案收集、整理工作则是整个档案管理工作的基础。尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来说,由于馆藏案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便能使我们的数据准备工作事半功倍。

1、分清轻重缓急,循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率和便利度。综合性档案(馆)室在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录,省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能够揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。

二、现代档案室的管理

现代化档案(馆)室建立后,同样要有现代化的管理手段,过去那种重建设轻管理的陈旧思维绝对要不得,从某种意义上说,建成后的管理工作甚至比建设更重要。而要做好现代档案的管理,主要有以下几点:

(一)加强档案人员计算机知识和技能的培训

新的归档方法是以档案工作的现代化管理为前提的,没有现代化的计算机设备,不具备操作计算机的能力也是不能胜任工作的。对文件级档案管理,业务人员要加以正确认识,不仅要加强新的档案整理办法,而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。努力创造条件,争取早日实现档案的现代化管理。

要促进档案信息化管理,除了计算机及其配套设施必须跟上外,首先必须强化信息意识和信息观念,变静态档案信息为动态信息,搞好信息资源的开发和利用。其次,要加快开发和利用现有信息资源。同时,要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储,加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。当然加强数字档案归档管理和人才建设是不可或缺的一条。

(二)健全管理制度,建立全馆一体化的管理模式

无规矩不成方圆。在现代化档案(馆)室中,建立健全档案管理制度同样十分重要。因此在贯彻档案各项管理制度的基础上,制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度,以严密的制度规范档案制作程序,保证档案质量,确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理,做到从立卷归档到保管统计,从档案利用到鉴定销毁,从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依,为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。在各个有档案(馆)室的内部,提高全员档案意识,使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时,建立档案传递、登记制度,实行动态管理,确保档案资料完整,建立符合本单位实际情况的档案管理模式——信息一体化的管理。因此,单位建立档案室,对单位档案资料实行一体化管理,这不但可以节省人力、财力、物力,而且能够提供更多综合信息,实行信息一体化管理是单位动态管理的需要,同时也必然提高单位的整体信息化管理水平。

(三)实现新形势下档案管理现代化,工作标准化

档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置,还包括管理技术和管理思想的现代化,工作标准化。新时期现代化的管理离不开现代化的设备,但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、著录和索引规则,文献编纂规则等。

这些标准化,规范化的管理都离不开先进的技术,尤其是现代化管理中计算机的技术,即时比分直播技术等先进技术的应用,更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备,先进的技术,懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来,才能真正实现新时期档案管理的现代化。

(四)要完善体制,建立统一的数字文件管理标准

现代档案(馆)室的核心特征就是信息化数字化。因此,建立统一的数字文件管理标准就必不可少。首先,应实行文件管理与档案管理统一领导和规划,使二者同步发展;其次,要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责,确保从文件的形成、归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行;再次,要制定科学、合理、统一的数字文件归档管理标准;最后,档案部门在接收数字文件时,要对归档数字文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

1、要严格控制数字档案的可转换性,保证数字档案的安全

由于数字文件可以根据需要在不同的载体上同时存在,也可以互相转换,包括文件的字体、签名、印章等,通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致,这使得数字文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此,但我们可以利用计算机的更高功能对数字文件和数字资料加以保护。如将文档设为只读模式,或对部分数字文件加密,从而对数字文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点,使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易,而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下,如果未做备份,数据一旦被修改,原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此,档案室必须要将形成的第一手数字文件和数字资料及时备份存档,确保今后的利用准确。

2、应做好数字档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别,进行利用权限的认定,并依此向利用系统注册登录。其次,要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求,对其利用权限进行确认后,再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝,应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三,要加强数字档案使用中的安全措施。对数字档案的信息内容,应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动生成相关记录,以作为日后查证的依据。

(五)加强档案利用反馈信息的管理

档案管理的最终目的就是利用,发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源,使档案为单位各项工作,特别是提高管理水平和开发利用档案信息,为单位决策服务,为群众服务。收集利用反馈信息,了解和研究档案的反馈信息,可以了解档案信息发挥作用的情况,总结经验教训,提高档案利用率。

服务对象的差异,需求不同,形成了各自的特有的材料,因此收集材料的多少,价值的大小,直接影响现代档案材料的利用率。

数字档案管理工作就是要推动档案信息化建设,把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天,在加强数字档案管理工作时,要根据数字档案自身的特点,不仅要注重硬件建设,充分利用计算机技术和网络技术,更要注重软件建设,建立健全数字文件及数字资料管理制度,提高数字文件制作及数字档案管理人员的素质,不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样,才能顺应时代的发展,准确、快速地向社会提供有利的信息资源,最终做到既能节约开发资源,又能提升信息时代数字档案管理的层次和工作效率。

所以说,抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键,建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基,档案资料的信息化采集是核心,档案信息化、数字化管理是手段,为社会服务为人民群众服务才是根本目的。要加强人才专业培训,吸收各方面人才,善于发现人才,壮大充实档案信息服务的人才队伍。

参考文献:

1、乐利珍:《浅谈事业单位档案管理的现状及对策》[J].科技风,200824

2、朱荣基:《哪些档案具有长久利用价值——国外档案馆观感》,《中国档案》1998年第11期。

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