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档案交接存在的问题及解决方法
更新时间:2013-4-18

 档案交接存在的问题及解决方法
 

   
【内容摘要】做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。本文分析了档案交接过程中存在的问题,提出了解决问题的方法。
【主题词】档案交接   问题   方法
       一、档案保管、收集、整理和交接有法律明文规
    做好档案交接工作,明确档案人员责任,维护档案安全完整,是《档案法》赋予档案人员的职责,是确保档案工作连续不断有序进行的需要,也是规避问责风险的迫切需要。
《中华人民共和国档案法》第七条规定:机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。第八条规定:中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。第十一条规定:机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定,定期向档案馆交接档案。第十三条规定,“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆交接。”以及近些年来国家和省市级相继出台的有关档案法律法规,充分说明档案交接工作的必要性和重要性。
      二、档案交接存在的问题
    根据我县前几年档案工作滞后的实际情况,现阶段通过对档案工作的整体提升,发现档案管理工作仍存在一些问题,特别是档案的交接工作种种问题。具体表现为:
   (一)、社会档案意识不强,对交接档案重视不够
    虽然《档案法》已颁布多年,社会各界的档案意识已有所提高,但离达到社会共识仍有一段距离,一些单位的领导和档案员对档案工作缺乏正确的认识。在他们的头脑中,提起档案,仍理解为文书和会计档案,对本部门的业务档案不重视、不学习、不关心。在实际工作中表现为只抓本部门文书档案和会计档案的收集整理,而忽视对专业档案和其他载体档案的收集整理。人为地造成了全宗档案的不齐全、不完整,导致无法真实全面地反映立档单位的历史全貌。
    具体表现为:老档案人员离了岗,新档案人员进了岗,而档案交接手续还未办妥,以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接,从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。还有一些基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作,看成是档案人员之间的事情,从而对档案交接准备工作很少过问,就连档案监交之时也懒得光临,使得基层单位档案监交工作不严格,工作程序不完整。
    (二)、基层单位领导不重视,交接意识不强
    随着社会的不断发展,许多部门的职能发生了新的变化,档案的内容成分也随之发生了很大的变化。尽管档案工作不是一个单位的中心工作,也不是重点工作,但毕竟是一项不可缺少的工作,需要给予一定的重视,投入一定的精力,提供一定的支持。然而一些领导同志对待档案工作仍然是:“说起来重要,干起来次要,忙起来不要。”特别是在机构调整工作中,面临工作人员不到位,工作制度不健全的情况,一些基层领导又不重视档案的交接工作,忽视档案交接工作的重要内容,忽视档案交接工作的基本要求,致使大量文件堆积,档案工作的开展受阻,给档案交接和接收工作造成不利影响,从而严重影响了档案全宗的连续性。
   (三)、档案交接手续不严密、监交制度执行不严格
    目前,许多立档单位的档案并没有随实际工作职能的变化重新建立或调整其档案归档范围,使一些反应立档单位主要职能活动的档案散失在各业务部门,严重造成基层档案档案不齐全、不完整。档案交接应是一项认真细致、手续严密、程序规范、责任重大的工作,而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时,交接不按程序办事,手续不按规定办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签的字也不签字,一部分基层领导把档案交接当作事务性的工作,就连档案监督交接之时也懒得光临。对基层档案员来说档案管好管不好都一样、交与不交都一样,工作缺乏主动性和积极性。加之档案法制约束力又相当薄弱,基层单位和档案人员感受不到相应的压力,导致立档单位不交接或不按期交接,交接的档案不完整等等问题显得异常突出。这样既不能真实全面地反应一个立档单位的基本职能和历史全貌,更不能最大限度地为促进社会经济发展提供有力的保障和依据。整合档案资源、开发利用建设将会受到严重制约。
    三、如何做好档案交接工作
   (一)、宣传档案法制法规,加大执法力度
   认真宣传、贯彻、执行《档案法》,加大力度进一步宣传档案法律法规。利用电视、广播、报纸、杂志、多媒体等形式宣传档案工作在经济建设中的作用。依据《档案法》的惩戒力度和执法的可操作性,档案部门首先应该加强档案执法队伍建设,大胆进行执法实践,提高执法能力和水平。同时也要加大基层单位对档案交接的法律意识,加大对基层单位的执法力度,增强和扩大执法效果,达到促进档案工作的有序发展。报道档案执法检查、档案管理达标、档案利用、档案工作经验交流等,增强全社会的档案意识,加强全社会的档案法制观念。
   (二)、引起主要领导重视,档案交接程序化
    档案部门的职责,归根结底是做好档案工作。即把有价值的档案管好、用好,为新时期社会主义经济建设服务。强化基层领导对档案工作的高度认识,绝不能忽视档案交接工作,更要提高对档案接收工作的认识。面临机构调整时,档案工作只能加强,不能削弱。各部门应对档案工作实行依法责任管理,把档案接收工作纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度中,并列入有关人员的岗位责任认定书中。在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关,做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续,然后再办理调动手续,对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理工资转移手续,不得离开原工作岗位,并要把档案交接工作纳入单位工作制度,列入分管领导和档案人员的岗位职责之中。
档案人员离岗离职之前要认真做好档案交接准备工作。档案交接分为交接和接收两个方面,而认真做好档案交接前的准备工作,是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于交接方来说,在正式交接之前应做好五项工作:1、对所保管的档案进行一次全面清理,做到帐实相符。2、对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序,做到系统有序;3、按档案交接要求填写档案交接文据及表格;4、撰写档案交接说明。5、对借出的档案要及时催还,归还不了的要注明原因,整理好借据,并在借据上注明催还情况。对于档案的接收方来说,在接收之前要做好三项工作:1、了解交接单位档案工作情况;2、向前任档案人员了解档案保管和档案基本情况;3、必要时要了解或检查档案交接准备工作情况。只有交接准备充分,才能保证交接工作顺利进行。 
   (三)、认真做好档案监交工作。
    档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用,因此单位分管领导必须到场负责监交。档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按相关规定和制度办理。一般档案人员交接,可由档案机构负责人监交;档案机构负责人交接,可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好交接、接收工作,做到帐物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、交接人、接收人的姓名职务及交接清单等。交接文据一式三份,交接人、接收人各执一份,单位存档一份。交接工作结束之后,交接人、接收人、监交人应在交接文据上签字盖章,以示对交接工作负责。
档案行政管理部门要切实履行职责,加强对基层单位档案交接工作的监督检查,对那些明知档案交接手续未办理妥,仍然随意签发调令的人员,要查明原因,分清责任,依法进行处理。 
   (四)、加强基层档案人员的素质培养和思想教育
    在机构整改过程中,社会在不断的发展和变化,档案的形式越来越多样化,内容越来越庞杂,涉及的领域也愈来愈广,这就需要基层档案人员具有较高的业务素质。对档案专业技术人员进行完善、更新知识,拓展知识结构,增强专业技能,提高专业人员的素质和档案法制建设教育显得尤为重要。
加强档案人员的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题,不单纯是基层档案人员的业务素质问题,其中一个十分重要的原因就是近几年来,一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作,使得一些基层单位的分管领导、档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任,增强事业心和责任感,从而保证档案交接工作规范有,使基层档案工作前后衔接起来,才能最大限度地维护好档案的完整和安全,以满足机关开展各项工作利用档案的需要。
   (五)、加强球探体育比分和档案教育
    第一、档案义务指导部门应该档案交接尽管纳入到工作职责之中,按要求督促并帮助基层单位制定合理的归档范围,检查立卷质量和管理措施,宏观指导与微观检查结合起来,切实提高基层档案整体水平。第    二、加强档案教育工作。有些立档单位档案质量不符合要求,是因为档案员更换频繁,档案管理技能跟不上造成的。加强档案教育工作,对于提高基层档案档案管理水平,特别是档案立卷水平显得十分重要。因此,在新上岗人员培训和档案继续教育过程中,应注重档案人员实际操作能力,采取实际操作、参观典型、实际考核等办法,强化档案员技能培训,使档案员技能和理论双提高,保证档案平时工作上档次、上水平。
    总之,在社会不断进步不断发展的新形势下,机构调整过程中档案交接工作应该引起各级领导和档案部门的足够重视,使档案工作更好的为经济社会发展服务,更好的为党委、政府的中心工作服务。
 
 

 

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